Административно-хозяйственная группа

Основными задачами административно-хозяйственной группы являются:

• обеспечение хозяйственной, административной и документальной деятельности Департамента.

Основными функциями административно-хозяйственной группы являются:

• Обеспечение приема, учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, в том числе учет и регистрация полученной по электронным каналам связи;
• Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению;
• Контроль исполнения документов и их оформления;
• Работа по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
• Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководителям Департамента;
• Работа по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
• Осуществление контроля исполнения документов и поручений руководителей, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их исполнение;
•  Организация работы с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ;
• Осуществление в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Департамента;
• Хранение документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшиеся в деятельности организации;
• Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации;
• Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации;
• Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
• Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации;
• Представление в муниципальный архив учетных сведений об объеме и составе хранящихся в архиве Департамента документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
• Систематизация и размещение документов, поступающих на хранение в Архив организации, образующиеся в ходе осуществления деятельности организации;
• Организация и проведение экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
• Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации;
• Организация информирования руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации;
• Организация выдачи документов и дел для работы сотрудникам организации во временное пользование;
• Ведение учета использования документов Архива организации;
• Обеспечение охраны помещений, предупреждение несанкционированного выноса или повреждения имущества ГУО Администрации г. Абакана.

Хозяйственное, материально-техническое и социально-бытовое обслуживание Департамента и его подразделений:

• Контроль за исправностью оборудования;
• Оформление документов, необходимых для заключения муниципальных контрактов на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, организация их поставки, приемки и учета;
• Обеспечение структурных подразделений канцелярскими принадлежностями, оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, ведение учета их расходования и составление установленной отчетности;
• Обеспечение сохранности мебели, хозяйственного инвентаря, средств механизации инженерного и управленческого труда, принятие мер по их восстановлению и ремонту в случаях гибели или повреждения;
• Оформление документов на техническое обслуживание и ремонт оргтехники и оборудования;
• Обеспечение рационального использования выделенных финансовых средств.

Содержание в надлежащем состоянии зданий и помещений Департамента:

• Содержание зданий и помещений Департамента, и поддержание их в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами;
• Контроль за чистотой рабочих помещений, своевременная уборка;
• Проведение ремонта здания, помещений;
• Контроль за качеством ремонтных работ;
• Приемка выполненных ремонтных работ.

Транспортное обеспечение деятельности Департамента.

• Рациональное использование транспортных средств в соответствии с установленными нормами их грузоподъемности и вместимости;
• Ремонт и техническое обслуживание транспортных средств, их узлов и деталей, подъемных механизмов и другого оборудования в соответствии с установленной технологией.

Организация и координация работ по охране труда в организации. Разработка и контроль за функционированием системы управления охраной труда в организации в соответствии с государственными нормативными требованиями охраны труда:

• Организация работы по выполнению сотрудниками требований ОТ;
• Организация профилактической работы по предупреждению травматизма на производстве и профессиональных заболеваний;
• Организация обучения персонала в области ОТ.

Проведение основных мероприятий, направленных на выполнение Департаментом установленных требований по ГО и защите от ЧС природного и техногенного характера.

• Ведение и разработка плановых документов по ГО и действиям по предупреждению и ликвидации ЧС в организации;
• Курсовое обучение и инструктирование персонала организации по ГО и защите от ЧС;
• Проведение мероприятий по защите работников организации от опасностей, возникающих при военных конфликтах или вследствие этих конфликтов и ЧС.

---