Меню

Административно-хозяйственная группа

18.04.2022

Основными задачами административно-хозяйственной группы являются:

  • обеспечение хозяйственной, административной и документальной деятельности Департамента.

Основными функциями административно-хозяйственной группы являются:

  • Обеспечение приема, учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, в том числе учет и регистрация полученной по электронным каналам связи;
  • Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению;
  • Контроль исполнения документов и их оформления;
  • Работа по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
  • Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководителям Департамента;
  • Работа по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
  • Осуществление контроля исполнения документов и поручений руководителей, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их исполнение;
  •  Организация работы с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ;
  • Осуществление в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Департамента;
  • Хранение документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшиеся в деятельности организации;
  • Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации;
  • Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации;
  • Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
  • Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации;
  • Представление в муниципальный архив учетных сведений об объеме и составе хранящихся в архиве Департамента документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
  • Систематизация и размещение документов, поступающих на хранение в Архив организации, образующиеся в ходе осуществления деятельности организации;
  • Организация и проведение экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
  • Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации;
  • Организация информирования руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации;
  • Организация выдачи документов и дел для работы сотрудникам организации во временное пользование;
  • Ведение учета использования документов Архива организации;
  • Обеспечение охраны помещений, предупреждение несанкционированного выноса или повреждения имущества ГУО Администрации г. Абакана.

Хозяйственное, материально-техническое и социально-бытовое обслуживание Департамента и его подразделений:

  • Контроль за исправностью оборудования;
  • Оформление документов, необходимых для заключения муниципальных контрактов на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, организация их поставки, приемки и учета;
  • Обеспечение структурных подразделений канцелярскими принадлежностями, оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, ведение учета их расходования и составление установленной отчетности;
  • Обеспечение сохранности мебели, хозяйственного инвентаря, средств механизации инженерного и управленческого труда, принятие мер по их восстановлению и ремонту в случаях гибели или повреждения;
  • Оформление документов на техническое обслуживание и ремонт оргтехники и оборудования;
  • Обеспечение рационального использования выделенных финансовых средств.

Содержание в надлежащем состоянии зданий и помещений Департамента:

  • Содержание зданий и помещений Департамента, и поддержание их в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами;
  • Контроль за чистотой рабочих помещений, своевременная уборка;
  • Проведение ремонта здания, помещений;
  • Контроль за качеством ремонтных работ;
  • Приемка выполненных ремонтных работ.

Транспортное обеспечение деятельности Департамента.

  • Рациональное использование транспортных средств в соответствии с установленными нормами их грузоподъемности и вместимости;
  • Ремонт и техническое обслуживание транспортных средств, их узлов и деталей, подъемных механизмов и другого оборудования в соответствии с установленной технологией.

Организация и координация работ по охране труда в организации. Разработка и контроль за функционированием системы управления охраной труда в организации в соответствии с государственными нормативными требованиями охраны труда:

  • Организация работы по выполнению сотрудниками требований ОТ;
  • Организация профилактической работы по предупреждению травматизма на производстве и профессиональных заболеваний;
  • Организация обучения персонала в области ОТ.

Проведение основных мероприятий, направленных на выполнение Департаментом установленных требований по ГО и защите от ЧС природного и техногенного характера.

  • Ведение и разработка плановых документов по ГО и действиям по предупреждению и ликвидации ЧС в организации;
  • Курсовое обучение и инструктирование персонала организации по ГО и защите от ЧС;
  • Проведение мероприятий по защите работников организации от опасностей, возникающих при военных конфликтах или вследствие этих конфликтов и ЧС.

Обращения граждан

  • Фонд поддержки детей
  • МСП
  • Семьеграфия
  • Демография
  • Образование
  • БКАД
  • Культура Гранты
  • Госуслуги
  • Стратегия 2030
  • МФЦ
  • Температурный график в отопительный период 2021-2022 гг.
  • Охрана труда
  • Телефоны экстренных служб
  • Правила городской жизни
  • Защита прав потребителей
  • Комфортная городская среда
  • Опрос
  • Телефон зарплата
  • Книга почета
  • БИЗНЕС-НАВИГАТОР МСП
  • Фонд развития Хакасии
  • Работа в России
  • Защита прав потребителей финансовых услуг
  • Общественная палата Республики Хакасия
  • МФРП
  • Навигатор дополнительного образования детей Республики Хакасия